プロジェクトの結果を文書化したあと、ステークホルダーおよび顧客に公式な受入を要請します。
プロジェクト・フェーズが複数ある場合、プロジェクト終結プロセスは、各プロジェクト・フェーズの最後に実施されます。
プロジェクトが終了する理由としては、下記４つがあげられます。
・付加
プロジェクトが定常業務に発展して終了する場合
・欠乏
プロジェクト資源が削減されたり、まったく供給されなくなった場合
・統合
要員、機器、資金、備品などの資源を、組織のほかの分野に分配する、または別のプロジェクトに割り当てること
・消滅
プロジェクトが完了し、ステークホルダーに受け入れられた場合
◆プロジェクト終結プロセスのインプット
・プロジェクトマネジメント計画書
・契約文書
・組織体の環境要因
・組織のプロセス資産
・作業パフォーマンス情報
・要素成果物
◆プロジェクト終結プロセスのツールと技法
・プロジェクトマネジメント計画書
・契約文書
・組織体の環境要因
・組織のプロセス資産
・作業パフォーマンス情報
・要素成果物
◆プロジェクト終結プロセスのアウトプット
・事務終了手順
事務終了手順では、プロジェクトに関連したすべての記録を収集し、プロジェクトの成功（または失敗）について分析し、教訓を文書化、収集し、プロジェクト記録として保存します。事務終了手順には以下の内容が含まれます。
− プロジェクトの要素成果物およびそれらへの変更に対するステークホルダーの承認要件
− プロジェクトがステークホルダー、顧客、スポンサーの要求事項を満たしていることの保証および確認
− 要素成果物が受け入れられ、終了基準に到達していることを検証するために必要な処置の文書化
− プロジェクトの終了基準に合致していることの保証、確認
・契約終了手順
契約の完了時にプロジェクトチームメンバーとステークホルダーの役割と責任について文書化します。また契約終了基準と契約条件が満足していることを保証するための方法を詳細化します。
・最終プロダクト、サービス、所産
最終プロダクト、サービス、所産、そして成果物の組織への委譲について受け入れることを指します。これらに対しては通常、公式な受入が必要となります。プロジェクトマネージャーはプロジェクトの成果物の受入を示す公式な署名を要求し、ステークホルダーや顧客、スポンサーはプロジェクトの成果物またはサービスの受入を行います。この公式な受入は組織のプロセス資産として文書化され保管されます。
・組織のプロセス資産更新版
製品の公式な受入を、将来参照するために文書化し、収集し、組織のプロセス資産として保管します。公式な受入を文書化することで、公式なプロジェクトの終了を証明することができます。
終了に関する合意のもうひとつの役割は、保証期間を開始するということです。保証を提供する場合は、対応するものとしないものとを詳しく記載することが大切です。
また、教訓もプロジェクトの成功と失敗を記録するために使用される組織のプロセス資産です。
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